Kades Ini Terapkan Sistem Surat Menyurat Desa Tidak Pakai Arsip Kertas. Lantas Pengarsipannya ?

Kepala Desa Karang Jaya Kecamatan Selupu Rejang Kabupaten Rejang Lebong Provinsi Bengkulu, Rafiuddin. (Foto : Aji Asmuni/RedAksiBengkulu)

RedAksiBengkulu.co.id, REJANG LEBONG – Di Kecamatan Selupu Rejang Kabupaten Rejang Lebong, ada sebuah desa yang sedang mencoba penerapan sistem administrasi desanya dengan tidak membuat arsip dengan kertas. Desa itu adalah Desa Karang Jaya. Sebuah desa yang terletak di kaki Bukit Kaba. Lantas seperti apa pengarsipannya ?

Sejak Agustus 2016, atau sejak dilantiknya kepala desa setempat Muhammad Rafiuddin, desa ini mencoba untuk melakukan sistem administrasi desa yang tak lazim seperti desa-desa lainnya. Khususnya untuk administrasi surat-menyurat umum, seperti surat pengantar dari desa untuk surat pembuatan Kartu Keluarga (KK), KTP, Surat Keterangan Usaha, Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM) dan surat umum lainnya.

“Maksudnya, kalau ada warga yang ingin dibuatkan surat pengantar, kami tidak mencetaknya 2 lembar. Cukup mencetaknya 1 lembar. Untuk arsip, pengarsipannya dengan soft data (file) di komputer”, terang Rafiuddin ketika disambangi di rumahnya.

Dikatakan Rafiuddin, tujuan mereka menerapkan itu untuk menghemat pemakaian kertas. Dan tidak dibebani dengan tumpukan arsip-arisp kertas. Bahkan kedepannya, mereka akan menertibkan database desa di komputer.

Warga pun kelaknya, terkait pengurusan administrasi desa cukup membawa KTP asli. Lalu perangkat desa tinggal mengeluarkan surat atau print out cukup 1 lembar.  Untuk mengantisipasi  agar data tersebut aman ketika komputer mengalami kerusakan, seluruh data akan di-back up ke hard disk eksternal.

“Selama 8 bulan ini, saya coba untuk menertibkan ini sendiri dan dibantu istri. Tapi sekarang sudah saya sosialisasikan ke semua perangkat desa”, paparnya.

Seberapa hemat yang dirasakan sejak penerapan sistem ini? Rafiuddin menjelaskan,  bahwa pada pengurusan kades sebelumnya biaya ATK (Alat Tulis Kantor) termasuk di dalamnya pembelian kertas mencapai Rp 900.000 per triwulan. Itu artinya, jika 1 tahun, belanja kebutuhan ATK Rp 3,6 juta. Namun sejak pengurusannya, belanja ATK hanya Rp 600.000 selama 1 tahun. Ada penghematan khususnya pemakaian kertas yang cukup drastis dari penggunaan Dana Desa (DD) atau Anggaran Dana Desa (ADD) .

“Anggap rata-rata pembelian kertas pada zaman sebelum saya sekitar 2 Rim dari setiap belanja ATK. Tapi sejak zaman saya, selama 1 tahun ini kertas 2 rim itu belum habis. Bukan cuma hemat kertas, tapi juga pemakaian tinta print, hemat”, terang Rafiuddin.

 

 Pengurusan Surat Menyurat Desa Tidak ribet, Tidak lama dan Tidak Panjang Birokrasi 

Ilustrasi Hemat Kertas. (Gambar : net)

Bahwa dalam pengurusan surat-surat umum di desa, sambung Rafiuddin, harus cekatan. Kecuali surat-surat khusus seperti surat pengantar Perjanjian Jual Beli Tanah/Rumah atau surat-surat khusus lainnya.

“Kalau surat-surat umum yang sering dibutuhkan warga, saya sudah beritahu perangkat saya, bahwa pembuatanya itu tidak lebih dari 5 menit. Karena semua filenya sudah ada di komputer dan tinggal mengganti data warga saja”, bebernya lagi.

Ditanya apa yang melatarbelakangi sehingga ia memiliki gagasan demikian ? Rafiuddin menjawab, karena efisiensi dan efektifitas kerja dan waktu. Semua itu berdasarkan pengalamannya ketika ikut di organisasi pemerintahan dan swasta.

“Saya cuma ingin memberikan wawasan kepada perangkat dan warga desa, bahwa pengurusan surat menyurat desa itu tidak ribet, tidak lama dan tidak ada birokrasi yang panjang”, begitu katanya.

 

 

 

Buat Peraturan Kepala Desa Terkait Pelimpahan Kewenangan

Selaku kades, Rafiuddin juga berkeinginan dalam pengurusan administrasi, warga tidak diribetkan dalam hal tandatangan kades. Guna memudahkan legalitas surat-menyurat desa, kades membuat kebijakan pelimpahan kewenangan.

Diterangkannya, jika ia sedang tidak berada di tempat, sementara ada warga yang butuh legalitas surat, maka ia melimpahkan kewenangan tandatangan itu kepada Sekretaris Desa (Sekdes). Sebaliknya jika Sekdes juga tidak berada di tempat, kewenangan dilimpahkan lagi ke Kepala Seksi (Kasi) Pemerintahan.

Ilustrasi tandatangan dan stempel. (Gambar : net)

Begitu pun dengan stempel/cap, yang menandatangani surat dialah yang memberikan stempel/cap. Pengecualiannya, jika memang surat itu harus kades yang menandatangani dan memberi stempel/cap.

“Saya akan mengeluarkan Peraturan Kepala Desa (Perkades) terkait pelayanan desa. Itu demi kemudahan warga. Yang jelas, peraturan itu saya buat berdasarkan payung hukumnya dari Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri)”, sambung Rafiuddin.

 

 

 

Terapkan Jam Kerja Kepada Perangkat Desa

Ada hal yang menarik lainnya di Desa Karang Jaya. Sejak Rafiuddin diangkat menjadi kades, ia menerapkan seluruh perangkat desanya ngantor di Balai Desa. Setiap Senin – Kamis, jam kerja dimulai pukul 07.30 WIB hingga 12.00 WIB. Sedang Jumat – Sabtu, fleksibel. Minggu, libur.

“Jumat – Sabtu itu jika ada yang perlu dibahas bersama, saya imbau perangkat masuk kerja. Tapi itu juga sifatnya fleksibel. Jadi, jika ada warga yang mau mengurus surat menyurat, pengurusannya pada hari dan jam kerja”, terang Rafiuddin.

Kantor Desa Karang Jaya. (Foto : Aji Asmuni/RedAksiBengkulu)

Bagaimana jika ada warga yang butuh surat-menyurat mendadak atau terlepas dari hari dan jam kerja? Rafiuddin menjawab, tetap diurus. Tapi khusus yang sifatnya insidental.

“Kalau mau ngurus surat pengantar buat KK, warga diimbau pengurusannya pada hari dan jam kerja. Yang diurus di luar hari dan jam kerja itu terkait jika ada kejadian atau peristiwa mendadak”, bebernya.

 

 

Apa yang Menjadi Kendala dan Tantangan Dalam Menerapkan Sistem Yang Dibangunnya ?

Yang menjadi kendala, kata Rafiuddin, jelas ada meski baginya tidak begitu krusial. Bahkan ia sangat menyadari bahwa apa yang dilakukannya, tidak semua warga setuju dan ia pun memakluminya. Karena baginya, ia tetap menjalankan pola yang sedang ia bangun bersama perangkatnya demi cita-cita desanya.

Rafiuddin bermimpi, suatu saat desanya menjadi desa digitalisasi. Semua data tentang desa bisa diakses melalui internet. Baik data kependudukan, potensi sumber daya alam (SDA), sumber daya manusia (SDM) termasuk juga dalam hal pengurusan surat-menyurat warga.

“Sekarangkan zamannya android, ke depan cita-cita saya, semua warga desa kalau ingin mengurus surat, cukup melalui android. Warga cukup meng-entry data dari androidnya. Kan lebih mudah dan efisien”, harapnya.

Meski satu sisi, sambung Rafiuddin, apa yang sedang ia dan perangkat desanya jalankan kini dimulai dari nol. Mengingat, ketika pergantian perangkat desa, Rafiuddin mengaku tidak menerima data dari perangkat sebelumnya.

“Saya tidak akan menyalahkan siapa pun. Selagi saya bisa memperbaikinya, akan saya lakukan. Toh, tidak ada kata telat dan tidak ada kata cukup untuk berbuat demi desa saya”, imbuhnya.

Ilustrasi Hemat Kertas. (Gambar ; net)

Namun apa yang menjadi mimpi Rafiuddin tentu tidak semudah apa yang ia bicarakan. Rafiuddin sadar, butuh waktu dan kerja keras untuk mewujudkan itu semua. Ditambah lagi dukungan warga juga tidak terlepas dari apa yang dicita-citakannya.

“Yang penting sekarang ini, saya sedang menerapkan pola surat-menyurat desa dengan sistem digitalisasi untuk menghemat pemakaian kertas. Soal desa ini menjadi desa internet, saya dan perangkat desa serta warga akan berjuang bersama”, katanya lagi.

Sisi lain sejak diterapkan pola yang dibangun, banyak juga warga yang senang dan mengapresiasi kinerjanya.

“Soal apresiasi dari warga, itu terserah mereka. Kerja kami toh mereka (warga) yang seharusnya menilai”, ujarnya.

Selain itu, yang menjadi kendala lain yaitu tentang akses internet di desanya. Rafiuddin menungkapkan, jika ia pernah menjalin komunikasi dengan pihak Telkom agar akses internet di desanya dikembangkan lagi luasan jangkauannya. Namun masih slow respons dari pihak Telkom.

“Dalam waktu dekat, saya akan bangun lagi komunikasi dengan pihak Telkom”, demikian Rafiuddin yang pernah menjadi pengurus Majelis Ulama Indonesia (MUI) di daerah luar Bengkulu.

 

 

 

 

 

 

Laporan : Aji Asmuni

Comments

comments

Facebooktwittermail

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *